ماژول پیش‌فاکتور ZXStore یک سیستم کامل برای صدور، مدیریت و پیگیری پیش‌فاکتور در فروشگاه‌های ساخته‌شده با پلتفرم ZXStore است. این ماژول امکان ایجاد پیش‌فاکتور برای مشتری، ارائه لینک مستقیم، مشاهده آنلاین اطلاعات، پرداخت و همچنین رزرو موقت موجودی محصولات را فراهم می‌کند.
با استفاده از این ماژول، فروشگاه می‌تواند فرآیند فروش را از مرحله صدور پیش‌فاکتور تا پرداخت و تبدیل آن به سفارش، به‌صورت یکپارچه مدیریت کند.
صدور پیش‌فاکتور
با ماژول پیش‌فاکتور، می‌توان برای محصولات موردنظر مشتری یک پیش‌فاکتور ایجاد کرد.
اطلاعات اصلی مانند:
- محصولات و تعداد آنها
- قیمت محصولات
- مبلغ کل
- مالیات
- هزینه ارسال
- روش پرداخت
- اطلاعات مشتری
در پیش‌فاکتور ثبت می‌شوند و مشتری می‌تواند جزئیات آن را مشاهده کند.
پیش‌فاکتور از همان ساختار سبد خرید و اطلاعات فروش ZXStore استفاده می‌کند و به‌عنوان بخشی از فرآیند فروش فروشگاه ثبت می‌شود.
لینک مستقیم پیش‌فاکتور
هر پیش‌فاکتور دارای یک لینک اختصاصی است که می‌توان آن را مستقیماً برای مشتری ارسال کرد.
مشتری با بازکردن این لینک می‌تواند پیش‌فاکتور خود را مشاهده کند و نیازی نیست برای مشاهده آن وارد پنل کاربری شود.
این قابلیت برای ارسال پیش‌فاکتور از طریق پیامک، واتساپ، پیام‌رسان‌ها یا سایر روش‌های ارتباطی بسیار کاربردی است.
برای مثال، پس از صدور پیش‌فاکتور می‌توان پیامکی مانند زیر برای مشتری ارسال کرد:
پیش‌فاکتور شماره 140500125 صادر شد.
مشاهده و پرداخت:
example.com/proforma/xxxxxxxxxxxxxxxx
لینک پیش‌فاکتور از یک شناسه دسترسی اختصاصی استفاده می‌کند و شناسه داخلی دیتابیس در URL نمایش داده نمی‌شود.
صفحه اختصاصی پیش‌فاکتور
پیش‌فاکتور در یک صفحه اختصاصی و مستقل نمایش داده می‌شود تا مشتری بتواند اطلاعات آن را به‌سادگی بررسی کند.
اطلاعاتی مانند موارد زیر می‌تواند در صفحه پیش‌فاکتور نمایش داده شود:
- شماره پیش‌فاکتور
- نام مشتری
- فهرست محصولات
- تعداد محصولات
- قیمت واحد
- مبلغ هر محصول
- مالیات
- هزینه ارسال
- مبلغ نهایی
- وضعیت پیش‌فاکتور
- اطلاعات فروشگاه
این صفحه برای استفاده مستقیم توسط مشتری طراحی شده و می‌تواند مبنای مشاهده و ادامه فرآیند خرید باشد.
پرداخت پیش‌فاکتور
پیش‌فاکتور می‌تواند در ادامه فرآیند فروش به مرحله پرداخت برسد.
پس از پرداخت موفق، پیش‌فاکتور به سفارش تبدیل شده و سفارش وارد چرخه عادی پردازش سفارش در ZXStore می‌شود.
به این ترتیب فرآیند فروش می‌تواند به شکل زیر انجام شود:
صدور پیش‌فاکتور ← مشاهده توسط مشتری ← پرداخت ← تبدیل به سفارش ← پردازش سفارش
این ساختار به فروشگاه اجازه می‌دهد پیش از ایجاد سفارش نهایی، اطلاعات خرید را با مشتری به اشتراک بگذارد.
رزرو موقت موجودی
یکی از قابلیت‌های مهم ماژول پیش‌فاکتور، امکان رزرو موقت موجودی محصولات است.
هنگام ایجاد پیش‌فاکتور، فروشگاه می‌تواند رزرو موجودی را فعال کرده و مدت زمان آن را مشخص کند.
برای مثال:
رزرو موجودی: فعال مدت رزرو: 3 ساعت
در این حالت، موجودی موردنیاز پیش‌فاکتور تا پایان مدت تعیین‌شده به‌عنوان موجودی رزروشده در نظر گرفته می‌شود.
این قابلیت برای محصولاتی که موجودی محدودی دارند اهمیت زیادی دارد؛ زیرا می‌توان کالا را برای مدت مشخصی برای مشتری کنار گذاشت، بدون اینکه موجودی واقعی محصول در سیستم تغییر کند.
رزرو موجودی بدون تغییر موجودی واقعی
رزرو موجودی در ZXStore به معنی کاهش موجودی واقعی محصول نیست.
سیستم بین موجودی واقعی و موجودی رزروشده تفاوت قائل می‌شود.
برای مثال اگر محصولی 10 عدد موجودی واقعی داشته باشد و 3 عدد از آن توسط پیش‌فاکتورهای فعال رزرو شده باشد:
موجودی واقعی: 10 موجودی رزروشده: 3 موجودی قابل فروش: 7
در این فرآیند، مقدار موجودی اصلی محصول دستکاری نمی‌شود و رزرو به‌صورت مستقل در محاسبات موجودی لحاظ می‌شود.
انقضای رزرو
هر رزرو می‌تواند دارای زمان انقضا باشد.
برای مثال، اگر هنگام صدور پیش‌فاکتور رزرو 3 ساعته فعال شود، پس از پایان این مدت، رزرو دیگر فعال محسوب نمی‌شود و کالا می‌تواند دوباره در اختیار سایر مشتریان قرار بگیرد.
این موضوع باعث می‌شود موجودی محصولات برای مدت نامحدود توسط پیش‌فاکتورهای پرداخت‌نشده اشغال نشود.
مدیریت وضعیت پیش‌فاکتور
ماژول پیش‌فاکتور وضعیت مستقل خود را برای مدیریت چرخه عمر پیش‌فاکتور دارد.
وضعیت‌های ماژول عبارت‌اند از:
| وضعیت | عنوان | توضیح |
|---|---|---|
1 | صادر شده | پیش‌فاکتور ایجاد و فعال شده است |
2 | منقضی شده | اعتبار پیش‌فاکتور به پایان رسیده است |
3 | لغو شده | پیش‌فاکتور لغو شده است |
4 | تبدیل شده | پیش‌فاکتور به سفارش تبدیل شده است |
این وضعیت‌ها به‌صورت مستقل از وضعیت جاری سفارش مدیریت می‌شوند.
تفکیک پیش‌فاکتور و سفارش
یکی از ویژگی‌های معماری این ماژول، تفکیک چرخه عمر پیش‌فاکتور از چرخه پردازش سفارش است.
پیش‌فاکتور ممکن است ابتدا در وضعیت «صادر شده» قرار داشته باشد و پس از پرداخت به سفارش تبدیل شود.
بعد از تبدیل، سفارش می‌تواند مراحل مختلف پردازش را طی کند، در حالی که اطلاعات پیش‌فاکتور همچنان در سیستم حفظ می‌شود.
برای مثال:
پیش‌فاکتور: تبدیل شده وضعیت سفارش: در حال بسته‌بندی
یا:
پیش‌فاکتور: صادر شده سفارش: هنوز ایجاد نشده
این ساختار باعث می‌شود سوابق پیش‌فاکتور حتی پس از تبدیل‌شدن به سفارش نیز قابل پیگیری باشند.
حفظ سابقه پیش‌فاکتور
با تبدیل پیش‌فاکتور به سفارش، اطلاعات پیش‌فاکتور حذف نمی‌شود.
در نتیجه فروشگاه می‌تواند سابقه پیش‌فاکتورهای صادرشده را در کنار سفارش‌های مرتبط حفظ کند.
این موضوع برای بررسی سوابق فروش، پیگیری درخواست‌های مشتری و مدیریت سفارش‌هایی که ابتدا به‌صورت پیش‌فاکتور ایجاد شده‌اند، کاربرد زیادی دارد.
مناسب برای فروش‌های غیرمستقیم
پیش‌فاکتور فقط برای خریدهای معمول فروشگاه کاربرد ندارد.
فروشگاه‌هایی که بخشی از فروش خود را از طریق تماس تلفنی، ارتباط مستقیم با مشتری یا سفارش‌های سفارشی انجام می‌دهند نیز می‌توانند از این سیستم استفاده کنند.
برای مثال:
- مشتری محصولات موردنظر خود را اعلام می‌کند.
- فروشگاه پیش‌فاکتور را ایجاد می‌کند.
- در صورت نیاز موجودی محصولات برای مدت مشخصی رزرو می‌شود.
- لینک پیش‌فاکتور برای مشتری ارسال می‌شود.
- مشتری اطلاعات و مبلغ نهایی را بررسی می‌کند.
- پرداخت را انجام می‌دهد.
- پیش‌فاکتور به سفارش تبدیل می‌شود.
- سفارش وارد فرآیند پردازش فروشگاه می‌شود.
طراحی یکپارچه با ZXStore
ماژول proformainvoice برای استفاده در معماری ZXStore طراحی شده و اطلاعات اصلی فروش را از ساختار موجود پلتفرم استفاده می‌کند.
اطلاعات محصولات و اقلام سبد خرید در ساختار اصلی فروشگاه باقی می‌مانند و ماژول پیش‌فاکتور تنها اطلاعات اختصاصی موردنیاز برای مدیریت پیش‌فاکتور را نگهداری می‌کند.
این معماری از ایجاد اطلاعات تکراری جلوگیری کرده و ارتباط بین پیش‌فاکتور، سبد خرید و سفارش را حفظ می‌کند.
مناسب برای فروشگاه‌های مختلف
ماژول پیش‌فاکتور می‌تواند برای انواع فروشگاه‌های ساخته‌شده با ZXStore کاربرد داشته باشد، به‌خصوص:
- فروشگاه‌های دارای فروش تلفنی
- فروشگاه‌های عمده‌فروشی
- فروشگاه‌های B2B
- فروشگاه‌های دارای محصولات با موجودی محدود
- فروشگاه‌هایی که نیاز به تأیید سفارش قبل از پرداخت دارند
- فروشگاه‌هایی که برای مشتریان سفارش اختصاصی ایجاد می‌کنند
- فروشگاه‌هایی که پیش از پرداخت نیاز به ارائه قیمت نهایی دارند
- فروشگاه‌هایی که می‌خواهند لینک پیش‌فاکتور را برای مشتری ارسال کنند
جمع‌بندی
ماژول پیش‌فاکتور ZXStore یک راهکار کامل برای مدیریت فرآیند پیش‌فاکتور در فروشگاه است.
صدور پیش‌فاکتور، ایجاد لینک مستقیم برای مشتری، نمایش آنلاین جزئیات، امکان پرداخت، رزرو موقت موجودی، مدیریت زمان انقضا و تبدیل پیش‌فاکتور به سفارش، امکانات اصلی این ماژول را تشکیل می‌دهند.
با استفاده از این ماژول، فروشگاه می‌تواند فرآیند فروش را از یک خرید مستقیم ساده فراتر برده و برای سفارش‌هایی که نیاز به بررسی، هماهنگی، تأیید یا پرداخت در مرحله بعد دارند، یک فرآیند منظم و قابل پیگیری ایجاد کند.
دیدگاهتان را بنویسید